1. Rekisterin pitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Puh. (09) 228 691
Y-tunnus: 0524704-5
http://www.tsv.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Elina Pylvänäinen
Julkaisufoorumi
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Puh. +358 (0)44 745 6514
julkaisufoorumi@tsv.fi
3. Rekisterin nimi
Julkaisufoorumin paneelien ehdokasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa uusien asiantuntijoiden valitseminen Julkaisufoorumin paneeleihin sekä yhteydenpito heidän kanssaan.
5. Käsiteltävät tiedot
a) Rekisteröitymisen yhteydessä kerättävät tiedot: Nimi ja sähköpostiosoite.
b) Ilmoittautumislomakkeen yhteydessä kerättävät tiedot: Organisaation tai seuran puolesta ehdotuksen tekevältä henkilöltä kerätään seuraavat tiedot: organisaatio tai seura, nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja tehtävä organisaatiossa tai seurassa. Paneeliin ehdolle asettuvilta henkilöiltä pyydetään lisäksi seuraavat tiedot: sukupuoli, tutkinto, tutkinnon ala, valmistumisvuosi, nykyinen tehtävä, kielitaito, tutkimusalat sekä linkit kotisivulle ja ORCID-profiiliin. Päivitys 22.2.2024: I.3.2024 lähtien ehdokkailta kerätään myös tieto sidonnaisuuksista, joita heillä on ollut tieteellisiin julkaisukanaviin viimeisen viiden vuoden aikana.
6. Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan a) organisaation tai seuran puolesta ehdotuksen tekevältä henkilöltä sekä b) paneeliin ehdolle asettuvilta henkilöiltä itseltään rekisteröitymisen ja ilmoittautumisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen keräämiseen toimii TSV:n verkkosivuilla sijaitseva lomake ehdolle asettumiseen. Lisäksi henkilötietoja voidaan päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattua käyttötarkoitusta varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Paneeleihin valittujen henkilöiden nimet ja organisaatiot julkaistaan Julkaisufoorumin verkkosivuilla. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään paneelien toimikauden ajan (neljä vuotta), jotta tietoja voidaan tarvittaessa käyttää paneelien täydennysjäsenten etsimiseen.
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti tässä selosteessa nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä.
