Tämä on JUFO-portaalin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 31.5.2024.
Julkaisufoorumi on tieteellisen julkaisutoiminnan laadunarviointia tukeva luokitusjärjestelmä tieteellisille lehdille, kirjasarjoille, konferensseille ja kirjakustantajille. Luokitukseen kuuluvien julkaisukanavien tiedot ja tasoluokitus ovat haettavissa JUFO-portaalin kautta. JUFO-portaalista löytyvät myös Suomessa toimivien tutkijoiden käyttämät, luokituksen ulkopuolelle kuuluvat ammatilliset ja yleistajuiset julkaisukanavat.
JUFO-portaalin toteutuksesta ja ylläpidosta vastaavat Tieteellisten seurain valtuuskunta ja CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy.
1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Puh. +358 (9) 228 691
Y-tunnus: 0524704-5
http://www.tsv.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Elina Pylvänäinen
Julkaisufoorumi
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Puh. +358 (0)44 745 6514
julkaisufoorumi@tsv.fi
3. Rekisterin nimi
Rekisteri JUFO-portaalissa tehdyille ehdotuksille
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ja tarkoitukset
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa tiedeyhteisölle Julkaisufoorumin toimintaan vaikuttaminen ja osallistuminen tekemällä julkaisukanavia koskevia ehdotuksia JUFO-portaalissa. Ehdotusten tekeminen vaatii kirjautumisen, mutta portaalin sisältämiä julkaisukanaviin liittyviä tietoja on mahdollista selata myös ilman kirjautumista, jolloin henkilötietoja ei tallenneta.
5. Mitä henkilötietoja käsittelemme ja mistä saamme tiedot?
5.1. Kirjautumistiedot
JUFO-portaalissa käyttäjien tunnistautumisessa käytetään Eduuni-ID identiteetin- ja käyttöoikeuksienhallintaa. Ennen kirjautumista käyttäjä rekisteröi käyttöönsä Eduuni-ID-tunnuksen ja rekisteröinti tehdään käyttäen käyttäjän työsähköpostiosoitetta, nimeä ja organisaatiota. Eduuni-ID-palvelulla on oma tietosuojaseloste, jossa on tietoa muun muassa tietojen säilyttämisestä ja luovuttamisesta (Eduuni-ID tietosuojaseloste).
JUFO-portaaliin välittyvät käyttäjästä Eduuni-ID-kirjautumisen yhteydessä seuraavat tiedot, joita hyödynnetään eri käyttötarkoituksiin seuraavasti:
- Nimi: Käyttäjän tunnistaminen.
- Sähköpostiosoite: Käyttäjän yhteystieto.
5.2. Järjestelmätiedot
JUFO-portaalin toimittamisesta sekä palvelun ylläpidosta ja sen käytöstä muodostuu teknisten järjestelmien tuottamaa henkilötietoa lokitietoina. Näiden tietojen tarkoituksena on JUFO-portaalin teknisen järjestelmän ylläpidon varmistaminen ja mahdollisten virhetilanteiden selvittäminen.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
JUFO-portaalin henkilötietoja vastaanottavat Tieteellisten seurain valtuuskunnassa Julkaisufoorumin sihteeristö ja tietoihin pääsevät käsiksi myös Tieteellisten seurain valtuuskunnan IT-palvelut sekä CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n osalta JUFO-portaalin kehitystiimi. Julkaisukanavien muutosehdotusten yhteyteen tallentuvat ehdotuksen tekijän nimi ja sähköpostiosoite, jotka näkyvät myös Julkaisufoorumin arviointipaneelien jäsenille. Henkilötietoja ei luovuteta muille osapuolille.
7. Siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
Henkilötietojen tallennuspaikka on Suomi. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritietojen säilytykseen käytettävien palvelimien laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
JUFO-portaalissa tehtyihin ehdotuksiin liittyviä henkilötietoja (nimi ja sähköpostiosoite) säilytetään neljän vuoden välein tehtävää päivitysarviointia varten enintään neljän kalenterivuoden ajan, jonka jälkeen ehdotukset anonymisoidaan.
9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?
9.1. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
9.2. Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
9.3. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti yllä mainitussa osoitteessa. Pyyntöä henkilökohtaisesti esitettäessä on asiakkaalla oltava mukana henkilöllisyystodistus. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutokset selosteessa.
