1. Rekisterin pitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Puh. (09) 228 691
Y-tunnus: 0524704-5
http://www.tsv.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Elina Pylvänäinen
Julkaisufoorumi
Kirkkokatu 6
00170 Helsinki
Puh. +358 (0)44 745 6514
julkaisufoorumi@tsv.fi
3. Rekisterin nimi
Julkaisufoorumin ohjausryhmän ehdokasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity on suostunut tietojensa käsittelyyn tämän selosteen kuvaamalla tavalla rekisteröityessään seuran ehdotuksentekijäksi. Ehdotuksentekijällä on myös vastuu varmistaa ehdottamiensa henkilöiden tietojen luovuttaminen ehdokasrekisteriin.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa uusien jäsenten valitseminen Julkaisufoorumin ohjausryhmään.
5. Käsiteltävät tiedot
a) Ehdotuksentekijältä kerättävät tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, tehtävä ja edustamansa seura.
b) Ilmoittautumislomakkeella ehdokkaista kerättävät tiedot: nimi, oppiarvo, tehtävä, organisaatio, sähköpostiosoite, linkki kotisivulle ja tieteenala.
6. Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan seuran puolesta ehdotuksen tekevältä henkilöltä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimii TSV:n verkkosivuilla sijaitseva lomake ehdolle asettumiseen. Lisäksi henkilötietoja voidaan päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattua käyttötarkoitusta varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä henkilötietoja siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään ohjausryhmän toimikauden ajan (neljä vuotta), jotta tietoja voidaan tarvittaessa käyttää täydennysjäsenten etsimiseen.
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä.
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti tässä selosteessa nimetylle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
11. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä.
