1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Elina Pylvänäinen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
julkaisufoorumi(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 249
3. Rekisterin nimi
Julkaisufoorumin tapahtumarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien järjestäminen.
5. Käsiteltävät tiedot
Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, taustaorganisaatio sekä tarvittaessa tieto erikoisruokavalioista.
6. Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Pääasiallisina kanavina tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat LimeSurvey- ja Zoom-palvelujen ilmoittautumislomakkeet (päivitetty 17.6.2024).
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tiedot tallennetaan LimeSurvey- ja Zoom-palveluihin. Zoom noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämiä ehtoja tietojensiirrolle. LimeSurvey-palvelun tietojen tallennuspaikka on Suomi eikä tietoja siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. (Päivitetty 19.11.2024)
Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.
8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.
