1. Rekisterinpitäjä
Tieteellisten seurain valtuuskunta
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
tsv(at)tsv.fi
puh. 09 228 691
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt
Elina Pylvänäinen
Kirkkokatu 6, 00170 Helsinki
julkaisufoorumi(at)tsv.fi
puh. 09 228 69 249
3. Rekisterin nimi
Julkaisufoorumin tapahtumarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumien järjestäminen ja kehittäminen.
5. Käsiteltävät tiedot
Rekisteri sisältää rekisteröidyistä seuraavia tietoja: nimi, sähköpostiosoite, taustaorganisaatio sekä osallistujatietoja, kuten erikoisruokavaliot.
6. Tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä. Pääasiallisena kanavana tietojen luovutukseen ja päivitykseen toimivat LimeSurvey-palveluun rakennetut ilmoittautumislomakkeet.
7. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen sekä siirtäminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tiedot tallennetaan Google Workspace -palveluun, joka noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen määrittämiä ehtoja tietojensiirrolle. Tietoja voidaan luovuttaa tapahtuman järjestämiseen osallistuville kumppaneillemme sekä mahdollisten työpajojen järjestäjille. Voimme luovuttaa tiedon erityisruokavaliosta catering-palveluiden tuottajille. Huolehdimme, että kumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuojalainsäädäntöä.
8. Tietojen suojaaminen ja säilytysaika
Henkilötietoja sisältävien järjestelmien käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Järjestelmät on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoja säilytetään korkeintaan kuukausi tapahtuman jälkeen. Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä informoidaan rekisterinpitäjän verkkosivuilla.
